Menerima complain dari customer memang tak dapat dihindari. Karena dalam dunia bisnis, dimana Sobat menawarkan barang atau jasa, di sana pasti ada potensi Sobat menerima komplain. Keluhan dari pelanggan ini jangan melulu dianggap sebagai hal yang buruk. Dari sini Sobat bisa belajar untuk meningkatkan layanan agar bisa menjadi lebih baik lagi dalam menjalankan bisnis.
Sebenarnya pelanggan yang melakukan komplain ini lebih baik dibandingkan dengan mereka yang tidak menyampaikan keluhannya dan memutuskan untuk berhenti menggunakan jasa atau barang yang Sobat jual. Tak perlu bingung ketika menerima komplain. Sobat bisa menangani keluhan dari customer dengan melakukan beberapa cara berikut:
- Dengarkan Komplain
Tak perlu panik ketika ada customer yang memberikan complain. Sebaiknya Sobat mendengarkan keluhan mereka dengan baik dan jangan pernah memotong pembicaraan mereka. Biarkan pelanggan berbicara menyampaikan keluhannya sampai tuntas.
Mendengarkan keluhan dengan baik ini bisa membuat customer menjadi lebih tenang, karena merasa Sobat perhatikan. Jangan lupa untuk tetap memasang muka yang ramah serta menunjukkan rasa empati saat mendengarkan penjelasan dari pelanggan.
- Mengakui Permasalahan
Setelah customer selesai menyampaikan keluhan, sampaikan bahwa Sobat merasa prihatin atas apa yang menimpa mereka dan menerima semua yang mereka sampaikan. Hindari melempar kesalahan kepada orang lain. Karena itu menunjukkan kalau Sobat tidak bertanggungjawab dan tidak menghargai pelanggan yang sedang menyampaikan keluhan.
Sebaiknya, Sobat mengakui kesalahan yang terjadi. Secara tidak langsung ini menunjukkan bahwa kamu mendengarkan semua keluhan dari pelanggan dengan baik. Biasanya dari sini pelanggan sudah bisa diajak bicara baik – baik dan menjelaskan kendala atau keluhan yang mereka hadapi dengan lebih rinci.
- Berikan Solusi Terbaik
Customer yang menyampaikan keluhan itu pasti ingin mendapatkan jawaban atas masalahnya. Untuk itu usahakan Sobat memberikan solusi terbaik kepada mereka.
Setelah mengetahui keluhan yang dialami dan kendala apa yang dihadapi, kamu bisa menawarkan solusi. Baik berupa pengembalian dana dan produk pengganti, atau menanyakan apa keinginan mereka. Jangan lupa untuk mengucapkan permintaan maaf atas ketidaknyamanan yang mereka rasakan.
Memberi solusi terbaik ini juga bisa menjadi cara untuk Sobat memberikan kepercayaan kepada pelanggan. Karena mereka akan merasa puas saat keluhannya bisa diatasi dengan baik.
